Quand on quitte le salariat pour entreprendre, on saute d’une falaise vers un nouveau monde inconnu et on ne sait pas encore tout à fait comment ouvrir le parachute…

Fini les horaires rigides, les comptes à rendre à un supérieur, les injonctions, les évaluations, etc.

Hello Freedom !

Toutefois, la liberté, même si elle est attrayante, et géniale, demande de trouver, en soi, tout ce que l’extérieur nous donnait.

À nous de fixer nos horaires. À nous de donner les tâches. À nous de fixer les priorités. À nous de définir la voie à suivre, les stratégies à appliquer, tout dépend de nous et rien que de nous !

Cette liberté retrouvée est grisante. On a envie de déployer nos ailes et de voler…

Cependant, avec la liberté, viennent les responsabilités… Pas de contrat = pas de client = pas de chiffre d’affaires = pas de salaire. Il ne s’agit donc pas de faire n’importe quoi !

Plus de compte à rendre à un patron, certes. Et pourtant, je ne sais pas toi, mais moi, je suis la pire patronne que je n’ai jamais eue ! Exigeante, intransigeante, implacable, me rendre des comptes à moi-même c’est bien plus terrifiant qu’à n’importe qui d’autre !

C’est pourquoi, quand j’ai démarré dans l’entrepreneuriat, j’ai eu à cœur d’être ORGANISÉE ! C’est indispensable, tout le monde le dit. Tous les articles sur l’entrepreneuriat que j’ai pu lire le disent. Il faut être organisée, gérer son temps, être productive, ne pas procrastiner, être efficace… pfiou, rien que ça ! 

Mais tout ça c’est bien beau, mais je fais comment ? COMMENT ?

Cela fait trois ans aujourd’hui que je suis entrepreneure… et j’en ai testé des trucs, des astuces, des conseils, des outils… le syndrome de l’objet brillant et le besoin de tester tous les nouveaux outils, je connais bien !

Avec cet article j’ai envie de te partager les 5 astuces qui fonctionnent vraiment pour moi au quotidien. Celles que j’ai testées, approuvées et surtout que j’applique chaque jour !

      • 1. Stop aux distractions
      • 2. La semaine idéal
      • 3. Le batching des tâches
      • 4. La planification
      • 5. La simplification

1. Stop aux distractions

Je pense que c’est un des premiers conseils que j’ai appliqué, assez rapidement après avoir démarré mon activité de graphiste & webdesigner. Couper toutes les notifications !

Cela peut paraître très très simple comme conseil, et en fait, ça l’est ! Très simple ! Mais c’est indispensable.

Réfléchis un peu : combien de notifications reçois-tu chaque jour ? Entre les réseaux sociaux, les messages, les e-mails, les appels, les tâches, les rappels, etc. Mais surtout, arrive-tu à ne pas regarder de quoi il s’agit ? As-tu la capacité d’entendre ton téléphone sonner ou ton ordinateur te notifier et de ne pas regarder de quoi il retourne ? Pour ma part, non, j’en suis incapable, je suis trop curieuse et l’appât narcissique d’un like sur une publication ou la perspective d’un message est trop attrayante. Ce constat étant fait, la solution est d’une simplicité effrayante. Il suffit de couper TOUTES les notifications pendant les temps de travail. Quand je dis toutes, je dis bien toutes !

C’est un petit peu fastidieux à mettre en place, car il faut penser à tout ce qui peut nous déranger et le couper, changer les paramètres, mettre en silencieux, etc. Par contre, une fois que c’est fait, tu vas découvrir à quel point c’est possible de se concentrer activement pendant plusieurs heures sans être dérangé et à quel point c’est efficace.

En effet, à chaque fois que tu regardes un message, même si tu n’y réponds pas, tu te détournes de ta tâche et te replonger dedans te demandera beaucoup de temps et d’énergie. De plus, rassure-toi, tes amis et ta famille ne t’en voudront pas que tu ne répondes que plus tard à leur message ! Si jamais ça t’inquiète vraiment, tu peux également les prévenir qu’à partir de maintenant, lors de ton temps de travail, il ne faut pas s’attendre à ce que tu sois réactive aux sollicitations extérieures. Tu seras comprise, entendue, mais en plus ça te donne de la crédibilité et du professionnalisme pour ton activité, franchement, tout bénéf. 😉

2. La semaine idéale

Ce concept d’organisation est, également, très simple, mais tellement utile ! Il s’agit de définir comment serait ta semaine idéale de travail. À quel moment vas-tu lire tes e-mails, quand rencontreras-tu tes clients, quand travailleras-tu sur tes projets, etc.

Tu définis des blocs de temps de 2h et tu leur attribues un type de tâche : travail client, administratif, prospection, rendez-vous, etc. Cela te permet d’organiser ta semaine en fonction de cela. 

Tu prévoiras tes rendez-vous clients tous ensembles, au moment prévu. Tu accompliras les tâches créatives au moment définis, etc. Avec cela, tu sais toujours dans quoi te lancer et quand et tu auras aussi la certitude que tu auras du temps pour tout ce que tu dois faire. C’est rassurant et ça aide à être plus productif (en tout cas, moi, ça m’aide !).

Le plus important, surtout, avec la semaine idéale, c’est de la ré-évaluer, régulièrement, de la mettre à l’épreuve en permanence. Par exemple, moi, avant, j’avais prévu les rendez-vous clients les lundis et mardis. Toutefois, au fur et à mesure du temps, je me suis rendue compte que le lundi, je n’étais pas du tout dans des énergies de rencontre, mais dans des énergies créatives. J’ai écouté ce besoin, et je l’ai appliqué à ma semaine idéale. Depuis lors, le lundi, je prévois les tâches purement créatives et les mardis et mercredis les moments d’échange et de rencontre. C’est idéal pour moi en ce moment, et dans quelques mois, je ferai le point pour m’assurer que c’est toujours le cas.

Voic l’exemple de ma semaine idéale actuelle:

Comment s'organiser en tant qu'entrepreneure - Virginie Gruber - Graphiste intuitive et webdesigner

 3. Le batching de tâches

Ça va avec la semaine idéale, car c’est le fait de rassembler les tâches identiques et de les faire toutes ensembles dans un bloc de temps défini.

Mon meilleur exemple, dans mon quotidien d’entrepreneure, c’est la création de contenus pour les réseaux sociaux. Clairement, c’est LA tâche que je batche le plus !

Je créé tous les visuels des posts que je vais publier la semaine prochaine. Ensuite, je rédige tous les contenus des posts, et enfin, je programme toutes les publications.

Je me réserve donc un bloc de temps de 2h pour batcher ma création de contenus sur les réseaux sociaux. Cela me permet d’être beaucoup plus efficace et ça m’aide à tenir la distance dans ma création de contenus !

4. La planifiaction

La planification est essentielle pour moi, car elle me permet de rester concentrée sur mes objectifs et de ne pas m’éparpiller dans des tâches non essentielles.

Le vendredi soir, avant de finir ma semaine, je prends donc trente minutes pour faire le point sur la semaine écoulée, je note ma gratitude de la semaine, ma fierté et je prends le temps de célébrer ce qui était positif dans ma semaine.

Ensuite, je planifie la semaine suivante. Je note mes rendez-vous fixés, mon objectif prioritaire et les trois objectifs de ma semaine. Après cela, je détaille mes tâches à faire dans ma to do liste, dans laquelle j’irai piocher aux moments opportuns de ma semaine.

Avec cela j’ai un vision claire, mais libre de ma semaine à venir. J’ai besoin de cette liberté dans mon métier créatif. 

5. La simplicité

Dernière astuce, la simplicité ! À force de lire des conseils, des trucs et astuces sur l’organisation, j’ai essayé plein d’outils informatiques ou papier (Asana, Trello, Notion, Weekly Planner, Business Planner, …). Finalement, ce qui fonctionne le mieux pour moi, c’est mon plan de la semaine, sous format papier, simple et efficace. 

Je suis une créative, intuitive, j’ai besoin de liberté dans mon organisation. Je ne suis pas capable de m’épanouir dans un cadre trop stricte et trop rigide. Par contre, j’ai besoin d’avoir une vision, un plan, car me laisser complètement voguer en roue libre laisse beaucoup trop de place à l’errance.

J’ai donc dû trouver l’équilibre entre l’organisation, la planification et la liberté de la créativité.

Avec ces 5 astuces, j’ai enfin trouver le bon équilibre qui fonctionne pour moi et j’arrive à m’épanouir dans mon business tout en étant efficace et productive. C’est pour ça que j’avais envie de partager mes astuces avec toi en espérant que ça t’aidera aussi !

Si tu testes un de mes conseils, n’hésite pas à m’en faire part en commentaire !

Si tu as envie d’en savoir plus, j’en parle avec Estelle d’Untempour’l dans cette interview à découvrir ici.

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Virginie Gruber

Virginie Gruber

Créatrice Web

Créative, bienveillante et authentique mais surtout passionnée, je mets toute mon énergie pour vous aider à rayonner sur le Web en créant votre identité visuelle et votre site internet.